Comparatif : 4 façons de prendre une commande sur mobile (Excel partagé, Google Forms, app custom, app ERP-connectée)

Vous avez décidé de mobiliser votre prise de commandes. Super. Maintenant, comment le faire concrètement ? Dans la vraie vie des PME, on voit 4 approches. Elles n'ont pas les mêmes coûts, pas les mêmes limites, et pas les mêmes horizons. Voici les 4 options décortiquées.

Option A : Excel partagé sur OneDrive / Google Drive

Votre commercial ouvre un fichier commandes-du-jour.xlsx depuis son smartphone, remplit une ligne par commande, sauvegarde. Le lendemain matin, l'assistante commerciale consolide et saisit dans l'ERP.

Avantages

• Gratuit (à condition d'avoir déjà les licences Office 365 / Google Workspace)
• Mise en place immédiate : 2 heures de configuration max
• Tout le monde sait utiliser Excel

Limites

• Pas de validation métier : un commercial peut saisir un prix erroné, une quantité en décimal, une référence inexistante
• Pas de mode hors-ligne fiable : Excel Mobile fonctionne mal en zone blanche, conflits de version fréquents
• Double saisie persistante : quelqu'un doit toujours retaper dans l'ERP
• Aucun reporting mobile, pas de vue stock
• Sécurité RGPD fragile : un fichier Excel avec données clients sur un smartphone perdu = fuite de données

Coût réel

• Direct : 0 €
• Caché : le temps de l'assistante (~20 h/mois × 28 €/h = 6 720 €/an) + les erreurs + la frustration utilisateur

Verdict : bonne solution pour 1 mois, le temps de valider le besoin. Pas au-delà.

Option B : Google Forms + Google Sheets

Un pas au-dessus : chaque commande est un formulaire Google Forms avec validation de champs, qui remplit automatiquement une Google Sheet consolidée.

Avantages

• Formulaires mobile-friendly, validation de base
• Consolidation auto dans Sheet
• Gratuit ou très bon marché
• Mise en place en 1 jour

Limites

• Impossible de faire apparaître le catalogue produit dynamiquement (dropdown limité, pas de recherche, pas d'images)
• Pas de contrôle de stock en direct
• Pas de tarification client (impossible d'appliquer automatiquement les remises du client X)
• Saisie lente — chaque commande = remplir un formulaire, pas toujours pratique en rendez-vous
• Mode hors-ligne : inexistant côté Forms (nécessite connexion)
• Intégration ERP : toujours manuelle, copier-coller ou macro fragile

Coût réel

• Direct : 0 € (compte Google Workspace existant)
• Caché : toujours le temps de ressaisie ERP + temps commercial par saisie

Verdict : correct pour un processus simple avec peu de références et pas de contraintes clients. Inadapté à l'industrie.

Option C : développement d'une app custom

Votre DSI (ou un développeur freelance / ESN) construit sur mesure une app Android qui parle à votre ERP.

Avantages

• 100 % adapté à vos processus spécifiques
• Vous êtes propriétaire du code
• Intégration ERP pointue possible
• Confidentialité maximale

Limites

• Coût initial très élevé : 40 à 120 K€ pour une app sérieuse (design, dev, tests, intégration)
• Délai : 6 à 12 mois avant la v1 en production
• Maintenance : 10-15 % du coût initial par an en évolutions, corrections, mises à jour Android
• Dépendance au prestataire / dev qui a construit l'app
• Risque d'obsolescence : Android 15 sort et casse votre app ? 5-10 K€ de patch
• Features attendues "standard" (mode hors-ligne, sync robuste, QR activation, gestion de licences) à redévelopper à la main

Coût réel

• Année 1 : 40-120 K€
• Années suivantes : 5-15 K€/an maintenance
• TCO 5 ans : 65-180 K€

Verdict : justifié uniquement si vos processus sont extrêmement spécifiques et qu'aucune solution marché ne colle. Pour une PME industrielle classique, c'est un gouffre financier.

Option D : app mobile professionnelle ERP-connectée (type customApps)

Une app éditée par un spécialiste, que vous configurez à vos règles métier, qui se connecte nativement à votre ERP (WaveSoft typiquement) via un service de synchronisation.

Avantages

• Prêt à l'emploi en 1 à 2 semaines
• Catalogue produits, tarifs, conditions clients synchronisés automatiquement
• Mode hors-ligne natif et robuste (testé sur des centaines de déploiements)
• Validation métier complète (prix, remises, stocks, conditions)
• Maintenance incluse dans l'abonnement (nouvelle version Android, corrections, sécurité)
• Écosystème d'apps adjacentes (customSupply, customShipping, customFileSync sont compatibles avec la même licence infrastructure)
• Coût prévisible et amortissable

Limites

• Abonnement récurrent (mais c'est le modèle SaaS standard)
• Moins customisable qu'une app 100 % sur mesure (mais ajustements de config disponibles)
• Dépendance à l'éditeur (mitigée par contrats / SLA / export de données)

Coût réel

• Abonnement : 200-400 €/mois selon plan (cf. tarifs customSales)
• Setup initial : 1-3 K€ (installation SyncService + formation)
• TCO 5 ans : 15-25 K€

Verdict : le meilleur rapport qualité/prix/délai pour 90 % des PME.

Tableau de synthèse

Critère	Excel	Google Forms	Custom	App pro (ex. customApps)
Temps de mise en place	2 h	1 j	6-12 mois	1-2 semaines
Coût année 1	0 € (apparent)	0 €	40-120 K€	3-6 K€
Intégration ERP	Manuelle	Manuelle	Custom	Native
Mode hors-ligne	❌	❌	À redévelopper	✅ natif
Validation métier	❌	Basique	Custom	✅ complète
Scalabilité (20 → 50 users)	🟡	🟡	✅ (plus de coût)	✅ (même tarif/user)
Maintenance	0 €	0 €	5-15 K€/an	Inclus
Évolutivité (nouveautés)	Manuelle	Manuelle	Cher	Auto (updates éditeur)
RGPD / sécurité	🔴	🟡	Dépend dev	✅ audité
TCO 5 ans	~34 K€ (cachés)	~34 K€ (cachés)	65-180 K€	15-25 K€

Le vrai critère de choix : pérennité

Les options A et B semblent gratuites mais coûtent cher sur la durée (temps, erreurs, frustration, turnover). Elles conviennent pour tester un besoin, pas pour industrialiser.

L'option C est justifiée uniquement pour des cas très atypiques. Dans 95 % des PME, c'est surqualifié et ruineux.

L'option D (app pro ERP-connectée) offre le meilleur rapport délai/coût/qualité dans la vaste majorité des cas.

Comment tester sans engagement

Chez customApps, on propose :

1. Un diagnostic de flux gratuit (30 min de visio) pour vérifier que l'une de nos apps correspond à votre besoin
2. Un POC de 30 jours gratuit sur vos propres données WaveSoft
3. Une formule Starter sans engagement pour démarrer petit (5 utilisateurs)

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